กระบวนการขอใบเสนอราคา หรือ RFQ (Request for Quotation) ถือเป็นหัวใจสำคัญของฝ่ายจัดซื้อในทุกองค์กรการผลิต แต่บ่อยครั้งที่กระบวนการนี้กลับเต็มไปด้วยความล่าช้า การสื่อสารที่ผิดพลาด และข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน การส่งอีเมลโต้ตอบไปมาเพื่อขอรายละเอียด Drawing เพิ่มเติม หรือการใช้เวลาเป็นวันๆ เพื่อเปรียบเทียบใบเสนอราคาที่ได้รับมาในรูปแบบที่แตกต่างกัน ล้วนเป็นต้นทุนแฝงที่สร้างภาระทั้งเวลาและงบประมาณของบริษัท การปรับปรุงกระบวนการ RFQ ให้มีประสิทธิภาพจึงไม่ใช่แค่การทำงานให้เร็วขึ้น แต่เป็นกลยุทธ์สำคัญในการ ลดต้นทุน และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน บทความนี้จะนำเสนอ 5 เทคนิคที่ฝ่ายจัดซื้อสามารถนำไปปรับใช้ได้ทันทีด้วย CADDi Quote เพื่อพลิกโฉมกระบวนการที่เคยยุ่งยากให้กลายเป็นเรื่องง่ายและแม่นยำ
เตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับการตัดสินใจ สร้าง RFQ ที่สมบูรณ์ตั้งแต่ต้นทาง
รากฐานที่สำคัญที่สุดของกระบวนการ RFQ ที่ดี คือความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูลทางเทคนิค หากข้อมูลเริ่มต้นไม่ดีพอ ก็ยากที่จะคาดหวังผลลัพธ์ที่ดีได้
1.การสร้างฐานข้อมูลกลางที่เป็นแหล่งข้อมูลจริงเพียงหนึ่งเดียว (Single Source of Truth)
ก่อนที่เราจะเริ่มส่ง RFQ เราต้องมั่นใจก่อนว่าข้อมูล Drawing และเอกสารทางวิศวกรรมทั้งหมดถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบในที่เดียวกัน การมีฐานข้อมูลกลางที่แข็งแกร่ง (โดยใช้ AI Data Platform อย่าง CADDi Drawer) ทำให้ทุกคน ตั้งแต่วิศวกรไปจนถึงฝ่ายจัดซื้อ ทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกันเสมอ ขจัดปัญหาการใช้ Drawing ผิดเวอร์ชันซึ่งเป็นสาเหตุหลักของความผิดพลาดในการผลิต
2.การเริ่มต้น RFQ โดยตรงจาก Drawing Number
เมื่อมีฐานข้อมูลกลางแล้ว CADDi Quote จะเข้ามาเปลี่ยนวิธีการทำงานของคุณไปอย่างสิ้นเชิง แทนที่จะต้องดาวน์โหลดไฟล์แนบทีละไฟล์เพื่อส่งอีเมล คุณสามารถเริ่มต้นกระบวนการ RFQ ได้ง่ายๆ เพียงแค่อ้างอิงจาก Drawing Number ของชิ้นส่วนที่ต้องการ ระบบ CADDi Quote จะทำการดึงข้อมูลล่าสุดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจาก CADDi Drawer มาให้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ 2D, 3D Model, หรือเอกสารสเปก วิธีนี้ไม่เพียงแต่ลดเวลาในการเตรียมข้อมูลได้อย่างมหาศาล แต่ยังรับประกันได้ว่า Supplier จะได้รับข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วนตั้งแต่ครั้งแรก ลดการโต้ตอบที่ไม่จำเป็นและช่วยให้กระบวนการเดินหน้าเร็วขึ้นหลายเท่าตัว
ทลายกำแพงการสื่อสาร เลือก Supplier อย่างชาญฉลาดและรวดเร็ว
ขั้นตอนการคัดเลือก Supplier ที่จะส่ง RFQ ไปให้ ถือเป็นอีกหนึ่งจุดที่มักเกิดคอขวด การตัดสินใจที่ขาดข้อมูลสนับสนุนอาจทำให้เราพลาดโอกาสที่จะได้ข้อเสนอที่ดีที่สุด
3.การใช้ประโยชน์จากข้อมูลในอดีตเพื่อคัดเลือก Supplier
บนแพลตฟอร์ม CADDi Quote คุณไม่ได้เริ่มต้นจากศูนย์ แต่สามารถเข้าถึงประวัติการสั่งซื้อทั้งหมดที่ถูกบันทึกไว้ใน CADDi Drawer ได้ทันที คุณสามารถระบุเลือก Supplier ที่ต้องการโดยพิจารณาจากข้อมูลเชิงลึกในอดีต เช่น ราคาต่อหน่วย คุณภาพของงานที่เคยส่งมอบ หรือความตรงต่อเวลา ทำให้การตัดสินใจเลือก Supplier มีหลักการและข้อมูลรองรับ ไม่ใช่แค่การทำตามความคุ้นเคยแบบเดิมๆ
4.การค้นหาโอกาสใหม่ๆ ด้วย AI Supplier Selection
หลายครั้งที่เราอาจมองข้าม Supplier ที่มีศักยภาพไป เพียงเพราะไม่เคยร่วมงานกันมาก่อน ฟีเจอร์ AI บน CADDi Quote จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหานี้ โดยระบบจะวิเคราะห์ข้อมูล Drawing ของชิ้นส่วนที่คุณต้องการ และนำเสนอรายชื่อ Supplier ที่มีความสามารถในการผลิตชิ้นงานประเภทนั้นๆ ได้ ซึ่งอาจเป็น Supplier ที่คุณไม่เคยรู้จักมาก่อน การทำเช่นนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณเจอทางเลือกใหม่ๆ ที่อาจให้ราคาหรือคุณภาพที่ดีกว่า แต่ยังช่วยเพิ่มการแข่งขันในกลุ่ม Supplier ซึ่งเป็นผลดีต่อการ ลดต้นทุน ในระยะยาว
เปลี่ยนข้อมูลให้เป็นกลยุทธ์ วิเคราะห์ผลเพื่อลดต้นทุนในระยะยาว
กระบวนการ RFQ ไม่ได้จบลงเมื่อเราได้ใบเสนอราคา แต่ข้อมูลที่เกิดขึ้นระหว่างทางคือขุมทรัพย์ที่สามารถนำมาต่อยอดเป็นกลยุทธ์การจัดซื้อที่แข็งแกร่งได้
5. การวิเคราะห์ข้อมูล RFQ เพื่อพัฒนากลยุทธ์การจัดซื้อในอนาคต
CADDi Quote จะรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลการขอใบเสนอราคาทั้งหมดไว้อย่างเป็นระบบ คุณสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์เพื่อหาแนวโน้มต่างๆ ได้ เช่น ชิ้นส่วนประเภทไหนมีราคาผันผวนที่สุด Supplier รายใดมักจะให้ข้อเสนอที่ดีที่สุดสำหรับงานประเภทที่ซับซ้อน หรือแม้กระทั่งนำข้อมูลต้นทุนการผลิตของชิ้นส่วนที่ซับซ้อนไปให้ข้อเสนอแนะกับทีมวิศวกรเพื่อพิจารณาปรับแก้การออกแบบ (Design for Manufacturability) ในอนาคต การเปลี่ยนข้อมูลจากการดำเนินงาน (Operational Data) ให้กลายเป็นข้อมูลเชิงกลยุทธ์ (Strategic Insight) นี้ จะช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถวางแผนการ ลดต้นทุน ได้อย่างยั่งยืนและเป็นรูปธรรม
สรุป
การยกระดับกระบวนการ RFQ ด้วย 5 เทคนิคที่กล่าวมาผ่านการใช้เครื่องมืออย่าง CADDi Quote ไม่ใช่แค่การปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่เป็นการเปลี่ยนบทบาทของฝ่ายจัดซื้อจากผู้ที่คอยตอบสนองต่อความต้องการ (Reactive) ไปสู่การเป็นหน่วยงานเชิงกลยุทธ์ (Proactive) ที่สามารถสร้างความได้เปรียบให้กับองค์กรได้อย่างแท้จริง การลงทุนในเทคโนโลยีที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณลดเวลา ลดความผิดพลาด และที่สำคัญที่สุดคือสามารถ ลดต้นทุน การจัดซื้อได้อย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งเป็นเป้าหมายสูงสุดของทุกองค์กรที่ต้องการเติบโตในอุตสาหกรรมการผลิตที่มีการแข่งขันสูง
CADDi Quote แพลตฟอร์มอัจฉริยะสำหรับองค์กรที่ต้องการยกระดับกระบวนการจัดซื้อ ที่จะเข้ามาแก้ปัญหาการเสนอราคาที่ซับซ้อนและล่าช้าโดยตรง ด้วยการใช้ AI วิเคราะห์ข้อมูลจาก Drawing ที่แนบมาใน RFQ ทำให้ระบบสามารถแนะนำราคาที่แข่งขันได้และช่วยคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมที่สุดโดยอัตโนมัติ เปลี่ยนกระบวนการที่วุ่นวายให้กลายเป็นระบบที่เป็นมาตรฐาน
ลงทะเบียนขอรับการสาธิตผลิตภัณฑ์ CADDi Quote ได้ที่นี่: [ติดต่อเรา]
หรือติดต่อทีมงาน CADDi Thailand ได้ที่: 02-013-6042 หรือทางเว็บไซต์ของ CADDi Thailand
