กระบวนการขอใบเสนอราคา หรือ RFQ (Request for Quotation) คือหัวใจสำคัญของการจัดซื้อ แต่บ่อยครั้งกลับเป็นขั้นตอนที่ล่าช้าและเต็มไปด้วยความผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ การนำเทคโนโลยี AI เข้ามาปรับใช้จะช่วยปฏิวัติกระบวนการนี้ให้กลายเป็นระบบจัดซื้ออัจฉริยะ โดยเริ่มต้นจากการมี ระบบจัดการ drawing ที่ดี เพื่อให้ข้อมูลตั้งต้นถูกต้อง ก่อนจะส่งต่อไปยัง ระบบจัดซื้อ ที่ใช้ AI วิเคราะห์และตัดสินใจได้อย่างเฉียบคม
ความท้าทายในกระบวนการ RFQ แบบดั้งเดิม
ฝ่ายจัดซื้อในปัจจุบันต้องเผชิญกับความท้าทายรอบด้านในกระบวนการ RFQ ตั้งแต่การจัดการเอกสาร Drawing และสเปคจำนวนมากที่ส่งมาจากฝ่ายวิศวกรรม การต้องใช้เวลาหลายวันในการส่งอีเมลไปยังซัพพลายเออร์หลายเจ้าและรอการตอบกลับ ไปจนถึงความเสี่ยงในการตีความข้อมูลทางเทคนิคที่ผิดพลาด ซึ่งอาจนำไปสู่การได้ใบเสนอราคาที่ไม่ถูกต้อง กระบวนการที่ต้องพึ่งพามนุษย์มากเกินไปนี้ไม่เพียงแต่จะล่าช้า แต่ยังเป็นต้นทุนแฝงที่ลดทอนประสิทธิภาพของ ระบบจัดซื้อ โดยรวม
AI กับการพลิกโฉม RFQ: ประโยชน์และโซลูชัน
AI เข้ามาแก้ปัญหาเหล่านี้โดยตรงโดยการทำงานอัตโนมัติและวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก กระบวนการเริ่มต้นจากการดึงข้อมูล Drawing ที่ถูกต้องจาก ระบบจัดการ drawing ที่เป็นศูนย์กลางอย่าง CADDi Drawer จากนั้นข้อมูลจะถูกส่งต่อไปยังแพลตฟอร์มจัดซื้ออัจฉริยะ CADDi Quote ที่มี AI เป็นหัวใจสำคัญ
CADDi Quote จะใช้ข้อมูลที่ถูกจัดเก็บอยู่บน CADDi Drawer เช่น ประวัติการจัดซื้อ (Purchase history), ราคา, และข้อมูลซัพพลายเออร์ มาเป็นข้อมูลอ้างอิงในการจัดทำใบขอเสนอราคา (RFQ) เพื่อลดปัญหาการสื่อสารที่ผิดพลาด และด้วยพลังของ AI ระบบจะทำการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมที่สุดจากฐานข้อมูลตามความชำนาญและ Lead Time ที่ต้องการได้ทันที
ALT : AI กับ RFQ พลิกโฉมการจัดซื้ออัจฉริยะ
ประโยชน์ทางธุรกิจจากการนำ AI มาใช้ในกระบวนการ RFQ
การนำ AI มาใช้ในกระบวนการ RFQ จะให้ผลลัพธ์ที่วัดผลได้และเป็นรูปธรรมชัดเจน องค์กรจะสามารถ ลดระยะเวลา ในขั้นตอนการขอใบเสนอราคาลงได้อย่างมาก ลดต้นทุน จากการค้นพบซัพพลายเออร์ที่มีราคาแข่งขันได้ดีที่สุดซึ่งอาจไม่เคยรู้จักมาก่อน และ ลดความเสี่ยง จากการสั่งของผิดสเปก
การเปลี่ยนแปลงนี้จะยกระดับฝ่ายจัดซื้อจากการเป็นหน่วยงานที่ทำงานตามเอกสารไปสู่การเป็นหน่วยงานเชิงกลยุทธ์ที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล (Data-Driven) ทำให้องค์กรสามารถสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันได้อย่างยั่งยืน
คำถามที่พบบ่อย
AI คัดเลือกซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดโดยใช้หลักเกณฑ์อะไร?
คำตอบ: AI ไม่ได้พิจารณาแค่ราคาที่ถูกที่สุด แต่จะวิเคราะห์ข้อมูลหลายมิติอย่างรอบด้าน เช่น ความเชี่ยวชาญของซัพพลายเออร์ในการผลิตชิ้นงานลักษณะนั้น ๆ, ประวัติการส่งมอบ, และ Lead Time เพื่อค้นหาคู่ค้าที่ “เหมาะสมที่สุด” ทั้งในด้านคุณภาพ ต้นทุน และเวลา
การใช้ AI ทำให้กระบวนการ RFQ ซับซ้อนขึ้นจริงหรือ?
คำตอบ: ไม่เลย แพลตฟอร์มที่ทันสมัยในปัจจุบันได้รับการออกแบบมาให้ใช้งานง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้ โดย AI จะทำงานที่ซับซ้อนทั้งหมดอยู่เบื้องหลัง ทำให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถจัดการกระบวนการ RFQ ทั้งหมดได้ในที่เดียว ซึ่งง่ายและเป็นระบบกว่าการใช้อีเมลและ Excel แบบเดิมมาก
CADDi คือบริษัทผู้ให้บริการเทคโนโลยีที่ขับเคลื่อนด้วยพันธกิจอันยิ่งใหญ่ในการ “ปลดล๊อคศักยภาพของอุตสาหกรรมการผลิต” โดยมุ่งมั่นที่จะแก้ไขปัญหาเชิงโครงสร้างที่ฝังรากลึกในซัพพลายเชน ไม่ว่าจะเป็นความซับซ้อนในการจัดซื้อ หรือความไร้ประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูลทางเทคนิค
ด้วยการพัฒนาแพลตฟอร์มเทคโนโลยีที่ทรงพลังอย่าง CADDi Drawer และ CADDi Quote เพื่อช่วยลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ และสร้างความยั่งยืนให้กับทุกภาคส่วนในอุตสาหกรรม
ลงทะเบียนขอรับการสาธิตผลิตภัณฑ์ CADDi Quote ได้ที่นี่: [ติดต่อเรา]
หรือติดต่อทีมงาน CADDi Thailand ได้ที่: 02-013-6042 หรือทางเว็บไซต์ของ CADDi Thailand
